Las reuniones con nuestro equipo de trabajo son más que necesarias y nos ayudan a establecer objetivos, dividir tareas, asignar responsabilidades, proponer ideas, resolver dudas, etc. Sin embargo, lejos de que nos ayuden a alcanzar nuestros objetivos si no sabemos como llevarlas a cabo y cuánto tiempo dedicarles estas podrían resultar solo en una pérdida de tiempo y lo último que necesitamos dentro de nuestros horarios laborales es la inversión de un par de horas en juntas innecesarias que probablemente pudieron haberse utilizado en algunas otras prioridades.

En este artículo te compartiremos algunos puntos a considerar para que tus futuras reuniones sean de lo más productivas para todos los integrantes de tu equipo.

1.-Planifica

Antes de convocar a una junta asegúrate de que el motivo en realidad requiere de ella, de ser así realiza una agenda con los puntos a tratar y apégate a ellos. Incluye el paso a paso de la reunión sin importar que tan obvio sea descríbelo con claridad y asigna un tiempo estimado.

Si durante el desarrollo de la junta determinas que no es importante tocar alguno de los puntos que estableciste o algún punto anterior te da la claridad para saltarlo está bien y puede omitirse, por el contrario, evita agregar puntos durante el desarrollo de la junta toma nota de ellos y mejor trátalos en una siguiente reunión de lo contrario la reunión podría perder el objetivo principal y cambiar de rumbo dejando de lado los puntos prioritarios que estableciste antes de convocar.

2.- Selecciona a las personas correctas

Una vez realizada tu agenda esta será de mucha ayuda para detectar dependiendo los puntos a tratar las áreas involucradas, en este punto es importante tener en claro quien es el responsable de cada área de tu empresa de esta manera será mucho más fácil invitar a los líderes de área y así tener la seguridad de que ellos comunicarán con claridad lo que se defina en la reunión al resto de su equipo. Lo que nos dará como resultado una junta solo con los elementos necesarios de forma que la reunión podrá dar espacio a mayor cantidad de participaciones por persona.

3.-Fuera distracciones

Por más obvio que parezca es necesario que pidas a tus asistentes poner total atención, es decir, que intenten dejar a un lado por un par de horas distracciones como el teléfono celular; si bien es sabido que muchas veces trabajamos apoyándonos de nuestro equipo sería de mucha ayuda dar prioridad a la reunión, aunque sabemos que nadie está exento de tener que atender alguna emergencia, en estos casos es absolutamente aceptable que quien la tenga pueda dejar la reunión sin problema alguno. Muchas personas tienden a asistir a sus reuniones acompañadas de su equipo de cómputo para tomar notas; sin embargo; recomendamos que la toma de notas se haga de forma tradicional con papel y pluma esto porque el simple hecho de que al tomar notas desde nuestras laptops estamos expuestos a múltiples distracciones ya sea alguna notificación de correo electrónico, una ventana de navegación en internet; etc.

Si la reunión requiere que se hagan investigaciones de manera inmediata mediante el desarrollo de la junta, o el mostrar algún material mediante el uso de un equipo trata de que únicamente la persona que llevará la reunión sea quien lleve equipo dentro de la sala.

4.-Establece un inicio y un fin

Así cómo estableciste un horario para dar comienzo a tu reunión establece un horario para finalizar y apégate a él recuerda que así como es importante llevar a cabo tu reunión las demás personas puede que tengan actividades programadas para después de la misma, si consideramos que con frecuencia el tipo de reunión que estás convocando se alarga determinado tiempo súmalo previamente en la invitación para que todo fluya y no existan presiones para ti ni para los invitados.

5.-Retroalimentación y cierre

Es importante que tu reunión cumpla con los objetivos que estableciste en la agenda así que programa una ronda de preguntas y respuestas para el cierre.

Da un espacio para escuchar la retroalimentación de tus asistentes y pon atención a sus comentarios esto te dejará saber si fuiste claro o si alguien más de manera particular necesita una explicación más concreta que probablemente podrás atender al final de la reunión. Recuerda que es importante que todos los asistentes queden en el mismo entendido y así evitar confusiones al momento de llevar a la acción lo dicho en la junta.

Asigna responsabilidades a cada integrante de la reunión junto con tiempos para completar las acciones que se establezcan después de la reunión parte de lo primordial y evita retrasos.

Te recomendamos dejar sentado por escrito todos los acuerdos que se dieron a lo largo de la junta y compartirlos con los asistentes, de esta forma quedará entendido para todos y en caso de que surjan cualquier tipo de dudas dejarás un canal de comunicación abierto para resolverlas

 

Esperamos que estos puntos te ayuden a olvidarte de la idea de que las juntas son eternas e innecesarias y a sacar mayor provecho de tus futuras reuniones

Autor
1. OPIT Corporativo, Karla Hinojosa
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