La planeación es una parte muy importante dentro de cualquier proceso, sin ella es difícil alcanzar los objetivos de cada proyecto sin importar la situación a la que se esté aplicando.

En este artículo nos centraremos en la importancia de la buena planificación de calendario y actividades con relación al proceso de ventas. Planificar monitorear y liderar un calendario correctamente nos encaminará a alcanzar nuestros objetivos de manera más eficiente.

Sin importar la estrategia que se vaya a aplicar es importante involucrar a un equipo capacitado para realizar las actividades con éxito, de esta forma será más fácil la toma de decisiones y administración de tiempos y recursos.

Si bien muchas veces durante el desarrollo de la planeación surgen cuestiones que nos hacen improvisar en el camino, no afecta mucho a lo que teníamos considerado, sin embargo, lo más recomendable es nunca iniciar cualquier proyecto basándonos en la improvisación o sin algún tipo de planeación.

Además de acercarnos de manera más clara a nuestros objetivos la planeación de un calendario de actividades tiene muchísimos más beneficios a continuación te compartimos algunos de ellos.

1.- Visualización

Actualmente existen múltiples softwares que te ayudan a llevar de forma fácil y ordenada una agenda de actividades los cuales a diferencia de una agencia tradicional están programados para que puedas visualizar en conjunto todas tus actividades y pases por alto ninguna de ellas, la planeación en esta instancia te permite ser consciente de las actividades que debes cumplir en determinados periodos de tiempo ayudándote a prepararte para cada una de ellas; estos softwares muchas veces cuentan con notificaciones que tu mismo programas para que no se te olvide ninguna de tus tareas, de igual forma te dan oportunidad de visualizar de distintas formas el avance de tus tareas dándote mayor idea de que tanto queda por hacer y que tareas ya has finalizado.

Zensale cuenta con una agenda inteligente que entrelaza las actividades de diferentes usuarios cuando están involucrados en actividades en común manteniendo a todos los integrantes del equipo al tanto de los estados de cada tarea que les fue asignada, así como asignar actividades a sus compañeros y notificarles en tiempo real teniendo todo en un mismo ambiente para un mejor entendimiento de la planeación.

2.- Registro

Otro de los beneficios de llevar un calendario de actividades es que podemos hacer el registro de cada una de las tareas que realizamos; es decir llevar un historial de notas, documentos o algún otro tipo de evidencia para poder consultarlos en cualquier momento y facilitarnos el siguiente paso con nuestro prospecto o cliente dependiendo sea el caso.

El llevar un registro de actividades nos ayudará a en determinados casos poder corregir o cambiar el rumbo del plan, así como a generar informes que más adelante nos ayudarán a identificar puntos clave dentro de nuestra planeación los cuales sean importantes para ayudarnos a cerrar o finalizar con éxito la prospección, así como identificar acciones que quizá no sean de gran relevancia, estén llevando demasiado tiempo y sin embargo no influyan mucho en el resultado.

3.- Programación

La calendarización de nuestras actividades a futuro por determinados bloques de tiempo nos permite programarnos con anticipación con esto me refiero a tener claridad por ejemplo si en determinados días debes presentar cierto tipo de información tener la certeza de que cuentas con tiempo para prepararla, o en algún otro caso si debemos visitar a algún cliente fuera de la ciudad puedo planear con anticipación distancias y tiempos que me tomará llegar a determinado lugar o incluso ser conscientes de sí ya tenemos algún otro evento agendado moverlo con anticipación a una nueva fecha.

De igual forma, tener acceso al calendario de todo tu equipo permitirá organizar de mejor forma los tiempos de todos y ser más productivos e incluso evitar confusiones y duplicar las tareas.

4.- Optimización de tiempos

Tener conciencia de lo que debemos hacer basándonos en un plan nos dará la total administración de nuestros tiempos en aquellas actividades en las que no dependemos de alguien más y que podemos realizar sin problemas incluso antes de la fecha establecida. También podemos categorizar las actividades por niveles de urgencia para así poner especial atención a lo que probablemente nos tome mayor tiempo o presionar en los casos que necesitemos material o aprobación de alguien más.

5.- División de responsabilidades

Asignar responsabilidades de manera específica a cada uno de los integrantes de tu equipo y llevarlo registrado por medio de un calendario será más claro para ambas partes ya que no habrá espacio para las dudas y podrás monitorear el avance y observaciones de cada persona.

Apegarse a un plan que cuenta con un calendario de actividades te ayudará a llegar de forma más fácil a los objetivos que te plantees, esperamos que estos puntos te animen a crear un calendario de actividades para ti y para tu equipo de ventas.

Autor
1. OPIT Corporativo, Karla Hinojosa
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